Vid den första bekantskapen med företagskorrespondensen får man intrycket att detta är för komplicerat ett system. Faktum är att olika typer av affärsbrev organiskt motsvarar en persons behov i interaktion.
Affärsbrev om samarbete
Den första bron mellan möjliga framtida partners är i regel en affärsbrev om samarbete. Företrädare för de två företagen kan redan bekanta sig och genomföra preliminära förhandlingar, men den officiella kontakten kommer att vara brev om samarbete.
Viktiga punkter för detta dokument:
- överklaga till en viss person
- en hänvisning till mötet eller informationskällan om företaget
- en sammanfattning av sakens ämne
- tabeller, priser och annan tilläggsinformation är bättre att skicka in ansökan.
Affärsbrev av mötet
Om det lyckas kommer nästa steg att vara ett företagsbrev från mötet. Denna typ av affärsbrev kan minska antalet mellanliggande stadier i förhandlingarna och påverka framgången för det kommande mötet. Den intresserade parten bör tänka på detaljerna till minsta detalj:
- föreskrifter;
- agenda;
- formulera frågor för diskussion
- beskriva intervallet av sekundära problem som kan uppstå i processen
- förbereda informationsapplikationer, vilket det är tillrådligt för den andra sidan att läsa inför mötet.
En sådan försiktig affärsbrev kommer att bidra till att undvika missförstånd, avvikelser, andra obehagliga stunder som kan påverka resultatet av förhandlingarna. På grundval av resultaten av förhandlingarna skrivs ett annat företagsbrev om mötet - men redan i form av en rapport om de uppnådda resultaten. Det tjänar samma syfte: att se till att partnerna korrekt tolkar de avtal som nås. Den andra parten är inbjuden att bekräfta protokollet från stämman eller att göra ändringar i regel för en dag.
Övriga typer av företagskorrespondens
Med redan etablerade relationer, oftast dessa typer av affärs bokstäver, till exempel en företagsbrevförfrågan och följaktligen ett brev-svar. Med eventuella ändringar i arrangemang eller när ytterligare information behövs skickar ett företag ett annat förfrågningsbrev.
För att upprätthålla befintliga affärsrelationer eller att etablera nya, tillhandahålls sådana typer av affärsbrev som företagsbrevbrev och företagsreklam. Företaget kan organisera en konferens, utställning, seminarium och så vidare - och bjuda in reella och potentiella partners, i ledningen eller hela laget. Det blir billigare att skicka ut ett försäljningsbrev, men avkastningen är mycket lägre.
Affärsetikett innebär ett tackbrev som svar på att motparten eller dess andra samarbetsförfrågningar har fullgjorts.
Vissa typer av företagskorrespondens kan vara svåra att skriva. Dessa är:
- Business Letter of Refusal
- affärsbrev med ursäkter;
- affärsbrevskrav
- affärsbrevsförfrågan.
I dessa dokument är det särskilt viktigt att behålla en välvillig och respektfull ton. När det gäller förfrågningsbrevet är enligt formuleringen av affärsetik användningsformuleringen använd även i de fall då i livet skulle det finnas en efterfrågan.
Vad ska man leta efter i företagskorrespondens:
- Ett viktigt ögonblick för varje företagsbrev är ett överklagande till en viss person, med rätt stavning av fullständigt namn, position, företagsnamn;
- oavsett om du skriver ett elektroniskt företagsbrev eller ett papper - det borde vara på företagets brevhuvud med alla nödvändigheter;
- etik, korrekthet och respekt - den enda godtagbara tonen för affärskort.
- Brevet bör hållas i en torr, affärsmässig stil - det är bättre att undvika känslomässiga vändningar från vanligt tal.
Ett företagsbrev, skrivet med dessa nyanser i åtanke, kommer att ge ett bättre intryck av din avsändare. Och i näringslivet kommer detta att hjälpa till att öppna rätt dörrar.